Datenschutzordnung

Datenschutzordnung Reit- und Fahrverein Hüls e.V.

Präambel

Der Reit- und Fahrverein Hüls e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebes, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen und Datenschutzverstöße zu vermeiden, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem (z. B. in Form von ausgedruckten Listen). Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind EU-DSGVO, BDSG und diese Datenschutzordnung von allen Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. Namen/Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktionen im Verein sowie ggf. Haushalts-/Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Landesverbänden werden personenbezogene Daten an diese weitergeleitet, soweit Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb beantragen (z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und daran teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, Vereinszeitung und Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere Daten aus allgemein zugänglichen Quellen: Teilnehmende an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützinnen/Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgänge.
3. Die Veröffentlichung von Fotos/Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite werden Daten des Vorstands und der Abteilungsleitungen (Vorname, Nachname, Funktion, Telefonnummer; ggf. weitere notwendige Angaben wie E-Mail) veröffentlicht. Daten von Übungsleiterinnen/Übungsleitern werden nur anlassbezogen aufgeführt.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Es wird sichergestellt, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO erfüllt werden. Auskunftsverlangen sind an den Vorstand zu richten.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern/Teilnehmenden werden den jeweiligen Mitarbeitenden (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitungen, Übungsleitungen) nur im erforderlichen Umfang zur Verfügung gestellt (Datensparsamkeit).
2. Personenbezogene Daten dürfen an andere Mitglieder nur mit Einwilligung herausgegeben werden. Die Nutzung von Teilnehmerlisten (z. B. Anwesenheitslisten) gilt nicht als Herausgabe.
3. Mitglieder, die glaubhaft machen, eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungs-/gesetzlicher Rechte zu benötigen (z. B. Minderheitenbegehren), erhalten eine Kopie mit Vor-/Nachname und Anschrift. Zuvor ist zu versichern, dass die Daten ausschließlich zu diesem Zweck genutzt und anschließend vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die interne Kommunikation richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der ausschließlich hierfür zu nutzen ist.
2. Beim Versand an viele Personen, die